e内容証明を利用することの
３つのメリット
1
コストの削減
- 文字数が多い場合や複数通を送る場合、郵便局窓口より料金がお得になることがあります。
- 封筒・用紙の準備が不要、印刷も不要なので、オフィス用品のコスト削減にもつながります。
2
時間と手間の削減
- 郵便局に行く必要がなく、混雑時の待ち時間もゼロ。
- 内容証明文書を外に持ち出す必要がないため、セキュリティ面でも安心です。
- 差込差出し機能を使えば、氏名・住所・金額などが異なる文書を最大100通までまとめて発送可能です。
3
業務効率の向上
- 従来は1通ずつ確認が必要だった内容証明文書も、2017年10月以降は一括ダウンロード・一括確認が可能。
- 大量発送時の確認作業が効率化され、事務負担の軽減につながります。
自分でオンライン内容証明を送る方法をわかりやすく説明
STEP 01
Webゆうびんに利用登録する
まずは、日本郵便の「Webゆうびん」専用サイトにアクセスし、利用者登録を行います。
登録は無料で、メールアドレス・氏名・住所などの基本情報を入力するだけで完了します。
登録後、ログインできるようになります。
STEP 02
e内容証明で送る文書をWordで作成する
e内容証明の文書は、Wordファイル（.docまたは.docx）で作成します。
作成時の注意点
- フォントの指定→JISX0213-2004で定めるJIS第一水準及び第二水準の文字を使用できます。
- ポイントサイズの指定→10.5ポイント以上145ポイント以下
- 用紙レイアウト→A4縦置き・横書き | A4横置き・縦書き
- 余白→上左右：1.5cm以上 | 上下右：1.5cm以上 左：7cm以上
- 図・表→挿入不可 ※印影も入りません。
- 1枚あたり1,584文字を目安（Microsoft Word標準設定時：10.5pt明朝体、行間1行、文字間隔標準における文字数）として作成
※規定の余白を設定済みの文書ファイル雛形が公式サイト上に添付されています。
上部の「文書ファイルは、こちら」から雛形がダウンロードできます。
1人の相手に送付する場合は「かんたん差出し」をクリック
（出典：日本郵便Webゆうびん）
「文書ファイルは、雛形をこちらからダウンロード」ボタンからも
雛形がダウンロードできます。
雛形をダウンロードすれば自動的にWordの余白サイズが指定されます。
（出典：日本郵便Webゆうびん）
STEP 03
文書をアップロードし、差出人・宛先を入力
住所・氏名・郵便番号を正確に入力します。
（複数宛先がある場合は、差込差出し機能も利用可能です。その場合、「かんたん差出し」ではなく「差込差出」を選択。）
STEP 04
支払いを行う
支払い方法は以下のいずれかです。
- クレジットカード（VISA・Master・JCBなど）
- 料金後納（法人契約者向け）
支払いが完了すると、送付準備が整います。
料金例｜内容証明１枚（１５００文字程度）→１，２９５円
STEP 05
「差出」ボタンを押して送信完了！
「差出」ボタンを押すと、その時点の日付が文書に印字され、発送処理が開始されます。
日本郵便の自動化機械で印刷・封入・封かんされ、一般書留として発送されます。
- 受取人には「正本」が届きます
- 差出人には「謄本」が届きます（控えとして保管）
e内容証明郵便と併せてご利用可能なWebゆうびんのオプションサービス
- 配達証明 | ３５０円
- 速達 | ３００円
「配達証明」をつけると受取人に届いたことが「公的に証明」されます。
日本郵便が「いつ・誰に配達したか」を証明する書面（郵便物等配達証明書）を差出人に送付してくれます。
→ 「届いていない」と言われた場合の反証資料になるため、トラブル防止に有効です。
e内容証明郵便だけでは「送った内容」は証明できますが、「届いたかどうか」は証明できません。
配達証明を付けることで、送付内容＋到達事実の両方を証明でき、法的な証拠力が高まります。
→ クレーム通知・契約解除・債権回収など、相手に確実に伝えたことを残したい場面で有効です。
e内容証明でも簡単に追加できる
- Webゆうびんの画面で「配達証明を付ける」オプションを選ぶだけ
- 追加料金はかかりますが、窓口での手続きよりも簡単・スムーズ
Webゆうびんの利用登録を１から始めるのが面倒な方へ
弊事務所ではお客様が自作した内容証明書の送付のみを代行するサービスを４，０００円（税込）で承っております。４，０００円の中に郵送料も含んでいるため、かなりお得なサービスです！是非ご相談ください。
初めての方は、レイアウトや文面の構成でつまずきやすいので、事前に郵便局のガイドを確認するか、専門家に相談するのがおすすめです。
弊所のサービスをご利用いただくと、これまでの利用登録やデータアップロード等の作業が不要となります。
また、配達証明がつきますので、送付後にお客様の元に謄本とは別に「郵便物等配達証明書」も届きます。
弊所では担当の行政書士がお客様のご要望に合わせた文案の作成・送付の代行を7,500円～（税込）承っております。
どうぞお気軽にご相談ください。
